Wie eBO die Kommunikation mit den Gerichten verändert
Für das Büro eines öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen ist seit ca. 2 Jahren bei der Kommunikation mit den Gerichten durch die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechniken eine Veränderung zu spüren – die sich kurz zusammengefasst so beschreiben lässt:
Schneller und weniger Papier.
Die vom Gesetzgeber geschaffenen rechtlichen Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr wurden zuerst mit der Konzipierung des EGVP („Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“) nur für die sichere Übermittlung von Schriftsätzen zwischen den teilnehmenden Gerichten und Behörden genutzt.
2016 wurde das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) eingeführt, 2018 dann das „besondere elektronische Notarpostfach“ (beN) sowie das „besondere elektronische Behördenpostfach“ für juristische Personen des öffentlichen Rechts (beBPO). Schließlich kam 2022 das „elektronische Bürger- und Organisationenpostfach“ (eBO) hinzu, das u. a. auch Sachverständige für die Kommunikation mit den Gerichten und Anwälten nutzen können. Weitere Postfächer (beST für Steuerberater und MJP, „Mein Justizpostfach“ für Bürger und Bürgerinnen) wurden 2023 ergänzt.
Grundsätzlich ist die Anwendung des eBO ist nur mit einer geeigneten und zugelassenen Software möglich, die man erst nach einem Identifizierungs- und Registrierungsprozesses nutzen kann. Der Versand der Unterlagen (im PDF-Format) erfolgt dann ähnlich – einfach – wie per E-Mail, wobei erst durch die Bearbeitung der zu versendenden Dokumente mit einem zusätzlichen in die Software integrierten Add-In die verschlüsselte und rechtskonforme Übermittlung der Unterlagen sichergestellt wird. Dieses Add-In blendet sich nahtlos in das Mail-Programm ein und fragt Informationen zur Nachricht im Allgemeinen und spezifische Informationen zu jedem Dokument/Anlage ab. Der Versand der Nachrichten ist nur möglich an Adressaten, die in das Adressbuch der eBO-Software integriert, also zugelassen sind. Eine Versandbestätigung mit der Nachrichten ID und dem Versandprotokoll dokumentiert die (fristgerechte) Einreichung der Dokumente.
Die Vorteile von eBO liegen auf der Hand:
- Öffnungszeiten der Gerichte spielen keine Rolle.
- Die Schriftsätze werden sicher, verschlüsselt und rechtsgültig zugestellt.
- Alle Beteiligten sparen Zeit und Kosten.
- Schriftsätze können nach Zustellung elektronisch weiterverarbeitet werden.
- Die Zustellung wird sofort durch eine digitale Eingangsbestätigung dokumentiert.
Vor Einzug dieser Technologie waren sowohl die Kommunikation mit den Gerichten als auch die Bearbeitung der Unterlagen für die Erstellung der Sachverständigengutachten zeitaufwendig.
Gerichtsakten – die durchaus mal mehrere Kilogramm wiegen und große Kartons füllen können – wurden per Paketzustellung hin- und hergeschickt. Da das Original oft zeitgleich von mehreren Parteien und Sachverständigen genutzt werden musste, sind schnell Monate vergangen, bis alle Beteiligten die für die Bearbeitung notwendigen Unterlagen vorliegen und für sich kopiert oder gescannt hatten.
Jetzt bekommt das Büro im besten Fall per eBO die Zugangsdaten für das Herunterladen einer digitalen Akte oder einzelne Schriftsätze direkt und hat sofort die für die Bearbeitung notwendigen Dokumente übersichtlich im PDF-Format vorliegen.
Rechtlich relevante Schreiben, die eine Zustellbestätigung erfordern, z. B. Ladungen zum Ortstermin, wurden vor dem „eBO-Zeitalter“ per Post mit Einschreiben und zusätzlich bei Zeitdruck per Fax (Sendebestätigung als Dokumentation) verschickt.
Heute kann per eBO das Dokument wie per E-Mail verschickt werden und erreicht den Empfänger sofort, was auch bei der Klärung von Fragen mit zeitlicher Dringlichkeit sehr hilfreich ist. Beispielsweise hatte unser Büro vormittags die telefonische Anfrage eines Beklagten erhalten, die nicht beantworten werden konnte und durfte; darüber hat das Büro sofort – per eBO – das Gericht informiert. Am Nachmittag erhielten alle dann Beteiligten die Antwort der Richterin. Dieses Prozedere hätte früher mindestens 2 Wochen gedauert.
Fertige Gutachten wurden je nach Anzahl der Beteiligten zigfach kopiert (sehr viel Papier) und ans Gericht zur Weitergabe verschickt. Heute wird das digital signierte Dokument per eBO ans Gericht gesendet, das die Unterlagen dann auf elektronischem Weg an alle Beteiligten weiter verteilt.
Natürlich sind wir im Moment in einer Übergangsphase, in der die Kommunikation von Gerichtsseite mal digital und mal auf dem konventionellen Weg erfolgt und somit noch etwas holpert, aber insgesamt ist eine beschleunigte Abwicklung schon durchaus zu spüren. Unser Sachverständigenbüro nutzt für die Kommunikation nur noch das eBO-Postfach, und zwar sehr gerne.
[cw]